Recommended contact person
The Department of Registrar of Companies and Intellectual Property, following the legal opinion from the Republic’s Legal Service dated 13/06/2024 on the above matter, provides the following relevant guidance/instructions.
Cases where the beneficial owner has passed away:
Responses to specific questions:
- Who is registered as the beneficial owner (BO) when there is no will and, therefore, no executor of the estate?
- What happens in the case where there is a will? Can the executor of the estate be registered as the senior management officer until the process is completed?
- In the event that an estate administrator has been appointed but the estate management process has not been completed, can the following be registered until the process is complete: i. The administrator of the estate as the senior management officer of the company, if they exercise control over the company by other means, or ii. The legal heir as the beneficial owner or as the senior management officer?
- Who is registered as the BO when no estate administrator has been appointed, and there are no heirs?
- Who is registered as the BO when no estate administrator has been appointed, there are no heirs, but the deceased left minor children and a spouse?
- Who is registered as the BO in an entity when the sole officer (director, secretary) and beneficial owner has passed away, and there is no will or estate administrator?
When a person passes away without a will, the Court authorizes one or more individuals as administrators of the deceased’s estate, granting them administration documents upon their application, which is referred to as an application for administration without a will attached. Similarly, when a person passes away leaving a will, this will is validated (see Article 14 of the Management of Deceased Persons’ Estates Law (Chapter 189)) following an application by the persons named as executors or other persons legally entitled to obtain a grant of probate or administration with the will attached.
Upon the issuance of administration documents or probate, as mentioned above, the administrator or executor becomes the personal representative of the deceased and is considered a trustee of the deceased’s movable and immovable property. As such, they are the natural person who has “ultimate control” according to the definition of “beneficial owner” in Article 2 of Law 188(I)/2007. It should be noted that the situation where the ultimate ownership or control of the legal entity is held through a trust, owning more than 25% of the shares or voting rights or ownership rights, is different.
Therefore, when there is no will and an administrator has been appointed, or when there is a will and an executor has been appointed, they constitute the beneficial owners, as the natural persons who have ultimate control of the company, for as long as they hold this position concerning the company’s assets (i.e., the shares).
The above is subject to the provisions of Article 27 of Chapter 189, which provides for the inheritance to pass directly to the heirs in special cases (even if no administration document has been granted), where the heirs of the deceased become the beneficial owners as the natural persons with the ultimate ownership (Note: In practice, the process of Article 27 of Chapter 189 is only applied when the value of the estate does not exceed £6,000).
According to Article 47 of Chapter 195, “if no person related to the deceased up to the sixth degree of kinship is alive at the time of their death, they are considered to have died without heirs,” and “subject to the portion of any surviving spouse, the legally unavailable and undisposed part of the estate becomes the property of the Republic.”
However, in response to the question, the absence of an application for administration and the lack of appointment of a personal representative (and the non-transfer of the estate to the Republic) means that “a natural person with ultimate ownership or control of the legal entity” cannot be identified. Thus, the beneficial owner in this case is “the natural person who holds the position of the senior management officer” as defined in Article 2 of Law 188(I)/2007 unless Article 27 of Chapter 189 applies (see point 3 above).
Without granting administration documents and appointing a personal representative when the deceased left heirs, namely a spouse and children, the beneficial owner is “the natural person who holds the position of the senior management officer” as defined in Article 2 of Law 188(I)/2007, given that no natural person can be identified as the beneficial owner under paragraph (a)(i) of the definition, unless Article 27 of Chapter 189 applies.
In the event of the death of the sole shareholder and officer of a company, and where no administration documents have been issued, and no “natural person holds the position of the senior management officer” as defined by the provisions of Law 188(I)/2007, there is no natural person within the meaning of “beneficial owner” under Article 2 of Law 188(I)/2007, and it follows that the company ceases operations and is not functioning.
Note: In any case, any relevant provisions of the founding or statutory document of the company or the application of other laws should be considered depending on the specific circumstances.
For further information you may contact our team of experts at agp@agplaw.com.
The information provided by AGPLAW | A.G. Paphitis & Co. LLC is for general informational purposes only and should not be construed as professional or formal legal advice. You should not act or refrain from acting based on any information provided above without obtaining legal or other professional advice.
Source: https://www.companies.gov.cy/en/knowledgebase/news/2193/?ctype=ar
Ανακοίνωση Εφόρου Εταιρειών και Διανοητικής Ιδιοκτησίας για τις περιπτώσεις όπου ο πραγματικός δικαιούχος έχει αποβιώσει.
Το Τμήμα Εφόρου Εταιρειών και Διανοητικής Ιδιοκτησίας (ΤΕΕΔΙ) σε συνέχεια γνωμάτευσης της Νομικής Υπηρεσίας της Δημοκρατίας ημερομηνίας 13/06/2024 για το πιο πάνω θέμα, παραθέτει σχετική καθοδήγηση/οδηγίες.
ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΟΠΟΥ Ο ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΕΧΕΙ ΑΠΟΒΙΩΣΕΙ
Απαντήσεις σε συγκεκριμένα ερωτήματα:
- Ποιος καταχωρείται πραγματικός δικαιούχος (ΠΔ) όταν δεν υπάρχει διαθήκη και συνεπώς εκτελεστής της περιουσίας;
- Τι γίνεται στην περίπτωση όπου υπάρχει διαθήκη; Μπορεί να καταχωρισθεί ο εκτελεστής της περιουσίας μέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας, ως το ανώτατο διοικητικό στέλεχος;
- Στην περίπτωση που έχει διοριστεί διαχειριστής της περιουσίας αλλά δεν έχει ολοκληρωθεί η διαχείριση της περιουσίας, μπορεί να καταχωρισθεί για περίοδο μέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας: i. ο διαχειριστής της περιουσίας ως το ανώτατο διοικητικό στέλεχος στην εταιρεία εφόσον ασκεί έλεγχο στην εταιρεία με άλλα μέσα ή ii. ο νόμιμος κληρονόμος ως πραγματικός δικαιούχος ή ως ανώτατο διοικητικό στέλεχος;
- Ποιος καταχωρείται ΠΔ όταν δεν έχει διοριστεί διαχειριστής της περιουσίας και δεν υπάρχουν κληρονόμοι;
- Ποιος καταχωρείται ΠΔ στην περίπτωση που δεν έχει διοριστεί διαχειριστής της περιούσιας, δεν υπάρχουν κληρονόμοι, αλλά ο αποθανών έχει ανήλικα παιδιά και σύζυγο;
- Ποιος καταχωρείται ΠΔ σε μια οντότητα όταν ο μοναδικός αξιωματούχος (διευθυντής, γραμματέας) και πραγματικός δικαιούχος έχει αποβιώσει και δεν υπάρχει διαθήκη ή διαχειριστής της περιουσίας;
Όταν ένα πρόσωπο αποβιώσει χωρίς διαθήκη, το Δικαστήριο εξουσιοδοτεί ένα ή περισσότερα πρόσωπα ως διαχειριστές της περιουσίας του αποβιώσαντος, χορηγώντας τους έγγραφα διαχείρισης, μετά από αίτηση των προσώπων αυτών, η οποία καλείται αίτηση για διαχείριση χωρίς επισυνημμένη διαθήκη. Το ίδιο, όταν ένα πρόσωπο αποβιώσει αφήνοντας διαθήκη, η διαθήκη αυτή επικυρώνεται (βλ. άρθρο 14 του Ο περί Διαχείρισης Κληρονομιών Αποθανόντων Νόμος (ΚΕΦ.189), μετά από αίτηση των προσώπων που κατονομάζονται ως εκτελεστές της διαθήκης ή άλλων προσώπων που νομιμοποιούνται στην έκδοση παραχωρητηρίου εγγράφου επικύρωσης της διαθήκης ή στη λήψη εγγράφων διαχείρισης με επισυνημμένη διαθήκη.
Με την παραχώρηση των εγγράφων διαχείρισης ή από την έκδοση του παραχωρητηρίου εγγράφου επικύρωσης της διαθήκης, ως άνω αναφέρεται, ο διαχειριστής ή εκτελεστής καθίσταται προσωπικός αντιπρόσωπος του αποβιώσαντος και θεωρείται ως καταπιστευματοδόχος (trustee) της κινητής και ακίνητης περιουσίας του. Ως τέτοιος, αποτελεί το φυσικό πρόσωπο το οποίο «έχει τον τελικό έλεγχο» σύμφωνα με τον ορισμό του όρου «πραγματικός δικαιούχος» στο άρθρο 2 του Ν. 188(Ι)/2007 (να σημειωθεί ότι η περίπτωση που το τελικό ιδιοκτησιακό καθεστώς ή ο έλεγχος του νομικού προσώπου, κατέχεται, σε ποσοστό άνω του 25% των μετοχών ή δικαιωμάτων ψήφου ή του ιδιοκτησιακού δικαιώματος του εν λόγω νομικού προσώπου μέσω εμπιστεύματος (trust), είναι διαφορετική.
Επομένως, όταν δεν υπάρχει διαθήκη και έχει διοριστεί διαχειριστής ή όταν υπάρχει διαθήκη και έχει διοριστεί εκτελεστής της περιουσίας αποβιώσαντος, αυτοί αποτελούν τους πραγματικούς δικαιούχους, ως τα φυσικά πρόσωπα που έχουν τον τελικό έλεγχο της εταιρείας, καθ΄ όσον χρόνο διατηρούν την ιδιότητα τους αυτή σε σχέση με τα συγκεκριμένα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας (δηλαδή τις μετοχές).
Τα πιο πάνω παρατίθενται με επιφύλαξη των προνοιών του άρθρου 27 του Κεφ. 189, το οποίο προβλέπει την περιέλευση κληρονομιάς απευθείας στους κληρονόμους, σε ειδικές περιπτώσεις (παρόλο που δεν έχει χορηγηθεί έγγραφο διαχείρισης της κληρονομιάς), κατά τις οποίες πραγματικοί δικαιούχοι καθίστανται οι κληρονόμοι του αποβιώσαντος στους οποίους περιέρχεται η κληρονομιά, ως τα φυσικά πρόσωπα που έχουν το τελικό ιδιοκτησιακό καθεστώς (Σημειώνεται ότι στην πράξη η διαδικασία του άρθρου 27 του Κεφ. 189 εφαρμόζεται μόνο σε περιπτώσεις που η αξία της περιουσίας δεν υπερβαίνει τις 6000ΛΚ).
Σύμφωνα με το άρθρο 47 του Κεφ. 195 «αν δεν υπάρχει στη ζωή πρόσωπο που συγγενεύει με τον αποβιώσαντα μέχρι και του έκτου βαθμού συγγένειας, κατά το χρόνο του θανάτου του, αυτός θεωρείται ότι απεβίωσε χωρίς κληρονόμους» και «με την επιφύλαξη της μερίδας του τυχόν επιζώντος ή επιζούσης συζύγου, το βάσει του νόμου μη διαθέσιμο μέρος της κληρονομίας και το αδιάθετο μέρος της κληρονομίας καθίσταται ιδιοκτησία της Δημοκρατίας».
Παρόλα αυτά και σε απάντηση του ερωτήματος, η μη καταχώριση αίτησης και μη χορήγηση εγγράφου διαχείρισης και επομένως, ο μη διορισμός προσωπικού αντιπροσώπου (και μη μεταβίβαση της κληρονομιάς στη Δημοκρατία) έπονται ότι, δεν μπορεί να προσδιοριστεί «φυσικό πρόσωπο που έχει το τελικό ιδιοκτησιακό καθεστώς ή τον τελικό έλεγχο του νομικού προσώπου». Συνεπώς, πραγματικός δικαιούχος στην περίπτωση αυτή είναι «το φυσικό πρόσωπο που κατέχει θέση ανώτατου διοικητικού στελέχους» σύμφωνα με τον ορισμό του όρου «πραγματικός δικαιούχος» στο άρθρο 2 του Ν.188(Ι)/2007, εκτός εάν τυγχάνει εφαρμογής το άρθρο 27 του Κεφ. 189 (βλ. ανωτέρω σημείο 3).
Χωρίς χορήγηση εγγράφου διαχείρισης και διορισμό προσωπικού αντιπροσώπου όταν ο αποβιώσας κατέλειπε κληρονόμους δηλαδή σύζυγο και τέκνα, πραγματικός δικαιούχος είναι το «φυσικό πρόσωπο που κατέχει θέση ανώτατου διοικητικού στελέχους» σύμφωνα με τον ορισμό του όρου «πραγματικός δικαιούχος» στο άρθρο 2 του Ν. 188(Ι)/2007, δεδομένου ότι, δεν μπορεί να προσδιοριστεί φυσικό πρόσωπο ως πραγματικός δικαιούχος δυνάμει της παραγράφου (α)(ι) του ορισμού, εκτός εάν τυγχάνει εφαρμογής το άρθρο 27 του Κεφ. 189.
Σε περίπτωση θανάτου του μοναδικού μετόχου και αξιωματούχου εταιρείας και εφόσον δεν έχουν χορηγηθεί έγγραφα διαχείρισης, ούτε υφίσταται «φυσικό πρόσωπο που κατέχει θέση ανώτατου διοικητικού στελέχους» ως αυτό δύναται να ερμηνευτεί δυνάμει των προνοιών του Ν.188(Ι)/2007, εκ των πραγμάτων, δεν υπάρχει φυσικό πρόσωπο εντός της έννοιας του όρου «πραγματικός δικαιούχος» του άρθρου 2 του Ν.188(Ι)/2007 και συνεπάγεται ότι η εταιρεία δεν εκτελεί εργασίες, ούτε λειτουργεί.
Σημείωση: Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψιν και τυχόν σχετική ρύθμιση στο ιδρυτικό ή καταστατικό έγγραφο της εταιρείας ή εφαρμογή άλλης νομοθεσίας ανάλογα με τα ιδιαίτερα γεγονότα.
Για περισσότερες πληροφορίες ή νομικές συμβουλές, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας agp@agplaw.com.
Οι πληροφορίες που παρέχονται από την AGPLAW | A.G. Paphitis & Co. LLC προορίζονται αποκλειστικά για γενικούς ενημερωτικούς σκοπούς και δεν πρέπει να ερμηνεύονται ως επαγγελματική ή επίσημη νομική συμβουλή. Δεν πρέπει να προβαίνετε σε ενέργειες ή να αποφεύγετε ενέργειες με βάση οποιασδήποτε από τις πληροφορίες που παρέχονται παραπάνω χωρίς να λάβετε νομική ή άλλη επαγγελματική συμβουλή.
Source: https://www.companies.gov.cy/en/knowledgebase/news/2193/?ctype=ar
